こんにちは、ここです！
今回は、私の「休職延長の診断書をどのように会社に送っていたか」についてお話ししようと思います。
休職の延長が決まり、会社に診断書を郵送しようとしたのもの、「どんな封筒で送ればいい？」「切手はいくら必要？」「添え状は付けるべき？」など、細かいことが分からず不安になりました。
実際の体験談をもとに、休職延長の際に診断書を郵送した方法や、準備したもの、郵送時に気を付けたことを実際の体験をもとに紹介します。
これから手続きをする方の参考になれば嬉しいです！
- 休職中、会社とどのように連絡を取ればいいか不安な方
- 休職延長できるのか不安に感じている方
- 休職前から復職までの流れを知っておきたい方
こんにちは、ここです！
ITエンジニアをしています。
入社3年目の3月末に抑うつと診断され、6か月休職しました。
▼ 休職中の会社とのやりとりについては、こちらで詳しくお話ししています！
パターン① 自分で封筒を用意した場合
私がこの方法で診断書を郵送したのは、休職を初めて延長したときだけです。
その後は、会社から傷病手当金の申請書類が送られてきて、その中に返送用のレターパックが同封されていました。そのため、診断書も傷病手当金の書類と一緒に返送用のレターパックへ入れて提出していました。
郵送の流れは以下のとおりでした。
- 病院で診断書をもらう
- メールで人事に休職延長の報告
- 診断書のコピーを取る（自分の控え用）
- 封筒に住所を記入
- 診断書の原本をクリアファイルに入れて封入
- 郵便局に出しに行く
切手を貼ればポストへそのまま投函できますが、料金が足りているか不安だったため、私は郵便局の窓口から発送しました。
窓口であれば封筒の重さを確認してもらえるため、切手料金の不足を心配することなく送ることができます。
また、追跡サービスを利用したい場合も、郵便局の窓口で手続きを行うと安心です。
準備するものは以下のとおりです。
※会社によって提出方法や必要なものは異なるため、参考程度にご覧ください。
▼ メールで人事に休職延長の報告のやり方については、こちらで詳しくお話ししています！
パターン② 会社から返信用封筒が届いた場合
傷病手当金の書類が届いてからは、診断書もあわせて返送用のレターパックに入れ、まとめて提出していました。
郵送の流れは以下のとおりでした。
- 病院で診断書をもらう
- メールで人事に報告
- 診断書のコピーを取る（控え用）
- 封筒に住所を記入、診断書の原本をクリアファイルに入れて封入
- 郵便局に出しに行く
私の会社では、返送用封筒としてレターパックが同封されていたため、そのままポストへ投函しました。
返送方法が指定されている場合は、会社の案内に従って提出しましょう。
準備するものは以下のとおりです。
※会社によって提出方法や必要なものは異なるため、参考程度にご覧ください。
▼ 傷病手当金については、こちらで詳しくお話ししています！
封筒や切手の種類
郵送前に用意しておきたいものや、郵送料の目安をまとめました。
■用意するもの
| 用意するもの | おすすめな人 | 補足 |
|---|---|---|
| 角形2号封筒 | 診断書を折らずに送りたい人 | A4サイズがそのまま入る |
| 長形3号封筒 | A4を三つ折りで送る人 | コンパクトに送れる |
| クリアファイル（任意） | 折れ・水濡れが心配な人 | 必須ではないが安心 |
| レターパック（任意） | 追跡サービスを付けたい人 | 追跡付きで送れる |
封筒やクリアファイルは、100円ショップ・コンビニ・文具店・ホームセンター・ネットショップなどで購入できます。
・角形2号封筒
・長形3号封筒
・クリアファイル
■封筒・切手の目安
| 送り方 | おすすめの封筒 | 切手料金の目安 |
|---|---|---|
| A4を折らずに送る | 角形2号封筒 | 140円～（定形外郵便・規格内） |
| A4を三つ折りで送る | 長形3号封筒 | 110円（50g以内） |
| 追跡付きで送りたい | レターパックライト | 430円 |
| 対面で確実に届けたい | レターパックプラス | 600円 |
※料金は2026年7月時点の目安です。封筒の重さや中身によって変わる場合があるため、発送前に最新の料金を確認してください。
郵便料金の確認はこちら（外部リンクに飛びます）
封筒の住所・宛名の書き方
封筒には、会社から案内された宛先を記入します。
部署名や担当者名の指定がある場合は、そのとおりに書きましょう。
差出人には、自分の住所と氏名を記入します。
以下のように書いて、郵送しました。
■角形2号封筒
■長形3号封筒
宛名に迷った場合は、発送前に会社へ確認しておくと安心です！
添え状は必要？
私の場合は、会社から特に指示がなかったため、添え状は同封しませんでした。
会社によっては添え状の提出を求められる場合もあるため、不安な場合は人事担当者へ確認しておくと安心です。
○○株式会社人事部
ご担当者様
お世話になっております。
○○部の△△です。
休職延長に伴う診断書を送付いたします
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
令和○年○月○日
氏名
※あくまで一例として紹介しています。コピペはOKですが、状況や会社によって調整してください。利用に伴う責任は負いかねます。
添え状は、書類と一緒に入れる簡単なあいさつ文のこと！
まとめ
不安な場合は人事担当者に確認してから発送すると安心です。
休職延長の手続きは会社によって異なりますが、少しでも不安を減らす参考になれば嬉しいです。
